Como dominar o seu controle de tarefas em 5 passos

como dominar controle de tarefas em 5 passos
O controle de tarefas dentro de uma empresa pode parecer simples, mas não é. A tarefa ganha complexidade quando estamos falando de muita gente e quando não há um sistema eficaz para gerenciar essa atividade de forma online e com facilidade, praticidade e segurança. O controle de tarefas vai além de uma simples agenda. Quando sistematizado, garante que cada funcionário saiba o que tem que fazer e em que prazo. E ainda receba notificações quando este prazo está terminando.

Aos gestores, cabe uma visão mais ampla de quem é o responsável por cada tarefa e eles até conseguem ver a fotinho desses funcionários, enquanto gráficos sinalizam como anda a produtividade de todos. O que não pode acontecer é que essa organização e controle de tarefas acabem tomando mais tempo que os projetos em si. O uso de sistemas inteligentes evita que isso ocorra.

Veja a seguir os 5 passos que devem ser dados para um melhor controle de tarefas:

1 – Aprenda como usar o sistema. A dinâmica é intuitiva e fácil de aprender;

2 – Crie as tarefas com suas devidas repetições a cada período, podendo ser semana, mensal ou trimestralmente. Assim você não terá que incluir novamente a mesma tarefa em outra data;

3 – Monitore e controle por meio de porcentagens o que já foi desenvolvido até a data atual, de forma que você fique ciente se tudo está caminhando dentro do planejado ou se será preciso fazer ajustes e sugerir novas soluções;

4 – Identifique e designe quem pode e quem não pode ter uma visão total ou parcial do sistema;

5 – Facilite a comunicação entre chefias e departamentos, permitindo que os interessados consigam visualizar o sistema. Assim, a comunicação flui melhor porque quem precisa saber do andamento das tarefas consegue se informar de forma fácil.

Sistema Kanban facilita o gerenciamento de tarefas e responsabilidades

A Sabesim oferece um sistema de controle de terefas bastante eficiente. Ela se inspirou no sistema criado pelos japoneses, chamado Kanban. A palavra, na língua japonesa, significa, em sua forma literal, registro. O sistema Kanban é hoje muito utilizado nas áreas de manufatura e logística, principalmente nas etapas de triagem e expedição.

O sistema Kanban foi inicialmente criado pelos japoneses para facilitar a entrega e movimentação de peças e componentes, com redução de perdas e extravios, evitando o desperdício e gerando economia. Mais tarde, o sistema foi aperfeiçoado e se tornou fundamental para garantir entregas e transportes “just in time”, sendo atualmente amplamente utilizado em praticamente todos os segmentos da indústria.

Com o sistema da Sabesim, você terá uma versão simples e eficiente para monitorar as suas tarefas e de sua equipe. Cada atividade será visualizada em sequência, com registros sobre as datas de entrega e quadros de evolução que possibilitam o acompanhamento e a evolução a qualquer momento, de forma clara, rápida e segura. Veja como vai aparecer o status de cada tarefa. São quatro colunas:

● Em espera – são tarefas que dependem da conclusão de outros procedimentos e que, por isso, estão aguardando para serem iniciadas;

● Para fazer – são tarefas que ainda serão iniciadas;

● Em andamento – são as tarefas que já estão sendo desenvolvidas. É aqui que você consegue ver a evolução atual de cada uma;

● Concluídas – são todas as tarefas já finalizadas, de forma que não haja retrabalho.

Cabe a você atribuir cada uma ou grupo de tarefas a um dos funcionários e toda a equipe pode e deve ficar informada sobre as etapas do projeto. Outra ferramenta interessante é a possibilidade de incluir comentários nos detalhes de cada uma das tarefas. Isso facilita a comunicação e evita atrasos das etapas do trabalho.

Se você gostou do que viu até agora, confira mais sobre Controle de Tarefas aqui.

Leia Mais

Como inativar um usuário

Para inativar um usuário o processo é bem simples:

1 – Encontre o usuário, e clique para abrir o perfil.

busca-usuario

2 – Mouse sobre “Gerenciar”. Clique em Inativar:
menu-inativar

3 – Confirme a inativação:
confirma-inativar

PRONTO!

Reativando um usuário

Para reativar um usuário, é necessário encontrar o perfil dele. O sistema “esconde” perfis inativos, mas não é difícil encontrar seguindo os seguintes passos:

1 – Acesse o item pessoas do Menu.

2 – Busque uma pessoa inativa.

4 – Reativando a pessoa
O resto do processo de reativação é idêntico ao de inativar. Só muda a palavra que agora é reativar.

Leia Mais