Sistema Kanban: Aplicando o Kanban no dia a dia

Quadro Kanban
O Sistema Kanban tornou-se uma das inovações mais importantes no ambiente corporativo ao introduzir uma metodologia que possibilita melhorar o controle de tarefas em vários departamentos, otimizando processos, melhorando a comunicação entre os colaboradores e gerando um aumento significativo na produção. Com o avanço da internet, hoje podemos aproveitar esses benefícios de forma digital e online. Veja como isso pode ajudar a melhorar os processos operacionais e gerenciais da sua empresa. Confira!

Maior eficiência das tarefas da empresa

O Kanban online pode ser aplicado com muita eficiência em todos os processos da empresa. Para isso, vai depender de uma simples adequação que deve contar com a criação de cartões personalizados para melhor descrever as tarefas com as definições de prazos, profissionais envolvidos e recursos disponíveis.

Apoio na contratação de funcionários

O setor de RH da empresa pode se beneficiar do apoio do Sistema Kanban online ao abrir um processo de contratação de funcionários, por exemplo. O processo de contratação terá início, meio e conclusão das etapas e, a utilização desta ferramente irá auxiliar no controle. Considere um processo seletivo com 40 candidatos disputando 1 vaga sendo cada candidato uma tarefa.

Visualize o exemplo: o Kanban dividirá em colunas com o nome de cada atividade a ser realizada para a contratação de cada candidato. Assim, teríamos as colunas nomeadas da seguinte forma: “Avaliar”, “Pré-entrevista”, “Entrevista presencial”, “Sem interesse”, “Contratar” e “Dispensar”. Então, toda vez que uma tarefa for concluída com um determinado candidato, o cartão deverá ser removido para a coluna que corresponda à próxima tarefa a ser realizada no processo da contratação dele.

Fazendo a gestão financeira da empresa

O Sistema Kanban pode ser uma ferramenta de grande importância para melhorar a gestão financeira da empresa e gerar um aumento de receitas. Imagine uma campanha de redução da inadimplência dos clientes para aumentar as receitas com recebimentos no prazo. O Kanban online pode ser utilizado para agregar eficiência ao projeto.

Cada cliente seria representado como um projeto e cada tarefa pode ser descrita nas colunas como “Contato”, “Proposta recusada”, “Nova Proposta”, “Proposta aceita” e “Confirmação de pagamento”. Assim, ao se confirmar o contato o cartão correspondente ao cliente contatado deverá ser removido para “Proposta aceita” ou “Proposta recusada” gerando um novo ciclo de contato com uma nova proposta antes de ser removido para “Proposta aceita”.

Potencializando a estratégia de marketing

O Sistema Kanban pode ser utilizado como uma ferramenta potencializadora de resultados em uma campanha de marketing da empresa. Como exemplo, imagine a organização das tarefas em colunas nomeadas como “Pesquisa”, “Produção da campanha”, “Implantação” e “Análise de impacto”. Assim o gestor poderá configurar um planejamento bem organizado e mais fácil de controlar.

Otimizando os processos de TI

Muitas empresas encaram uma jornada difícil na hora de migrar o sistema para um novo Data Center, local ou na nuvem, ou para um novo software. No entanto, esse processo não precisa ser doloroso. Com a ferramenta a migração de sistemas pode ser realizada de forma mais simplificada e rápida reduzindo os riscos envolvidos na perda de dados originada pela falta de um controle mais aprimorado.

Um quadro Kanban Online pode ser criado com as seguintes tarefas: “Treinamento de equipe”, “Instalação de servidor” e “Up grade da rede”, por exemplo. Essa será uma forma bastante eficiente de gerenciar os processos de transição.

Aumentando a produção

O Sistema Kanban se encaixa perfeitamente no processo produtivo e vendas da empresa. Dessa forma, poderá contribuir para o aumento da produção, reduzindo desperdícios de tempo e recursos, e proporcionar uma entrega mais rápida de um produto ou serviço com qualidade superior.

Para especificar, imagine o processo produtivo de uma gráfica. As colunas de tarefas ficariam assim: “Pedido de cliente”, “Produção de arte”, “Aprovação do cliente”, “Produção”, “Estoque” e “Entrega ao cliente”. Cada tarefa concluída implicaria na remoção do cartão do cliente para a tarefa seguinte.


E você, ainda tem dúvida de como utilizar o Sistema Kanban na organização de tarefas? Deixe um comentário e compartilhe a sua experiência com a gente!

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Por que gestão de projetos é importante?

Gestão de Projetos

O gerenciamento de projetos é um campo crescente cada vez mais utilizado por empresas de todos os tamanhos. Como empresários e executivos da empresa lidam com as responsabilidades diárias de gestão de uma organização, é importante o uso de especialistas dedicados para supervisionar projetos desde a concepção até a conclusão. Mas, porque a gestão de projetos é tão importante?

Talvez a reposta mais genérica para esta pergunta seja: cada projeto é diferente, mas todos compartilham suas origens em uma ideia do que pode ser feito, e um potencial para um bom resultado se essa ideia é guiada em realidade. A gestão de projetos fornece uma estrutura para ajudar a alcançar os objetivos.

Enquanto um negócio é uma operação contínua e permanente, um projeto é um empreendimento temporário com o objetivo de produzir um único produto, serviço ou processo. Os gestores de projeto têm conhecimentos e experiência na criação de planos para entregar esses itens. Além disso, eles integram recursos em todos os departamentos de uma empresa e utilizam as habilidades de comunicação, planejamento e orçamento para prevenir e resolver problemas durante a execução de um projeto.

Muitas vezes, o gerenciamento de projetos é visto como algo fácil e, por isso, não tão importante. Não é incomum encontrarmos executivos que acreditam que a gestão de projetos é uma sobrecarga desnecessária, especialmente nas pequenas empresas.

Existem, no entanto, muitas razões que comprovam a importância da gestão de projetos. Conheça as principais:

Organização do caos

Projetos são naturalmente caóticos. A função do gestor de projetos é planejar e organizar cada ação para prever e domar o caos. É difícil pensar em qualquer empreendimento de negócios complexo que já foi alcançado sem organização e planejamento. O gerenciamento de projetos é sinônimo de organização, planejamento e controle.

Administração de riscos

Qualquer bom projeto tem muitos riscos. Afinal, a natureza do negócio é assumir riscos. No entanto, o risco – a chance do fracasso parcial ou total – tem de ser gerido. O gestor de projetos precisa identificar e prevenir riscos.

Quando falamos em riscos, estamos nos referindo a três pilares: qualidade, integração e possíveis impactos negativos que podem ocorrer com  a implantação do projeto. Entenda cada tópico:

Qualidade

A qualidade é o valor do que o projeto irá produzir. Não há muito sentido em produzir algo que não tem valor. Assim, ao fazer a gestão do projeto, o líder está garantindo que tudo seja feito para garantir qualidade.

Integração

Os projetos não acontecem no vácuo. Eles precisam ser integrados com os processos de negócio, sistemas e organizações. Não é aconselhável construir um sistema de vendas que não se integra com o processo de vendas da organização, por exemplo, pois isso não acrescentaria valor. A integração, portanto, é a chave para o valor do projeto.

Gestão da mudança

Os projetos organizacionais são sempre um alvo em movimento, eles modificam a forma com que as pessoas lidam com suas tarefas. Gerir estas mudanças, ou seja, fazer com que as pessoas as aceitem e diminuir os possíveis impactos negativos é uma tarefa difícil, mas que precisa ser feita. Não é opcional. O gerenciamento de projetos gere mudança, estruturando a melhor forma de implantá-la, preparando os atores envolvidos, comunicando de forma clara e objetiva etc.

Conclusão

Muitos projetos empresariais envolvem planejamento de grande escala, que afeta todos os departamentos ou aspectos de um negócio. Implementar o projeto pode significar lidar com os recursos humanos, as restrições orçamentais e de abastecimento, entre outros desafios. Gerentes de projetos são qualificados em técnicas de gerenciamento específicos para lidar com cada etapa de um projeto. Eles podem criar planos para gerenciar interdependências e conflitos, entre outras soluções.

As organizações que usam gestão de projetos para monitorar e controlar processos, implementar mudanças, entre outras, conseguem completar de forma mais eficaz os seus objetivos – nos prazos e dentro dos orçamentos pré-definido.

A gestão de projetos é importante na sua empresa? Compartilhe sua experiência deixando um comentário!

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