Conceitos básicos de atividades, tarefas, processos e macroprocesso

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A Gestão de Processos é imprescindível para que o conjunto de atividades reflita de forma positiva na essência da organização e na qualidade do trabalho final.

Gerir os diferentes processos de um negócio é uma tarefa essencial para o sucesso da empresa, mas nem sempre os gestores conseguem gerir efetivamente esses projetos, muitas vezes pelas dúvidas em cada um dos passos da gestão.

Quando um processo é bem diferenciado, ele terá grande potencial para atingir os resultados que a empresa espera e muitos benefícios para os envolvidos na realização.

Para gerir os processos de forma efetiva, confira a seguir 4 pontos críticos que precisam de atenção:

 

Atividades

A atividade na definição de Gestão de Processos é a ação executada, ou seja, é a ação que dá suporte aos objetivos da empresa. Podemos simplificar relacionando as atividades a “o quê” será feito e “como” isso será feito ao longo dos processos.

 

Tarefas

As tarefas são processos só que em um nível superior de detalhamento. Dessa forma, as tarefas demonstram as atividades sequenciais, e também as interdependentes, e os fluxos de trabalho suficientes e necessários para que cada processo da organização seja executado.

 

Processos

Os processos são as atividades sequenciais que agregam valor, recebe entradas, transformando-as em resultados para a empresa. Os processos devem ter o começo e o fim determinados, além de contar como ações lógicas e claras para gerar os resultados de forma independente.

Muito dos processos dentro de uma empresa têm procedimentos repetitivos e até mesmo um pouco de projeto, e é por isso que muitas pessoas acabam confundindo processos com projetos. Mas, os projetos, na verdade, podem ser criados para realizar um processo de forma mais eficiente e abrangente. Lembre-se que no processo não há início ou fim do processo, mas sim início  e fechamento das tarefas, que podem ser reiniciadas a qualquer momento quando for necessário.

Veja a seguir alguns exemplos de processos que muitos confundem com projetos:

  • Pagamento de fornecedores;
  • Venda de produtos;
  • Compra de materiais.

 

Macroprocesso

O macroprocesso é o meio pelo qual a organização reúne os grandes conjuntos de atividades para gerar valor e cumprir a sua missão. Dentro do macroprocesso estão as funções de organização, e é essencial que elas estejam sempre alinhadas aos objetivos organizacionais da sua empresa.

Para exemplificar, confira o exemplo a seguir:

Preparação de bolo

Atividade:

  • Quais ações são necessárias?
  • Qual o objetivo a ser alcançado?
  • Como será feito?
  • O que é preciso para realizar as ações?
  • Resultado

Macroprocesso:

  • Comercialização de bolos

Processo:

  • Fazer o bolo

Tarefas:

  • Separar cada ingrediente, misturar os ingredientes, fazer a cobertura, assar, etc.

 

Viu só como gerir um processo e conhecer os seus pontos críticos é essencial para o sucesso do desenvolvimento da sua organização e dos resultados finais? Quer acompanhar mais dicas como essa? Então, não perca os nossos próximos posts, deixe a sua opinião nos comentários e fique por dentro de dicas imperdíveis para otimizar o seu trabalho e conquistar grandes resultados na Gestão de Processos e também na Gestão de Pessoas.

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Kanban: Como aplicar no setor de RH das empresas?

kanban Gestão de pessoas

A gestão de pessoas é a essência do setor de RH e é por isso que os gestores precisam de uma forma inovadora para realizar tarefas, acompanhar os resultados e gerenciar a equipe sem ruídos e de forma eficiente. Para isso, você pode contar com o Kanban: uma ferramenta para delegar e controlar tarefas robusta e que otimiza os seus processos. Continue lendo e saiba mais sobre o Kanban a seguir!

O setor de RH precisa ser compreendido como uma importante área de desenvolvimento das estratégias de uma empresa, já que o público interno, os colaboradores, são tão importantes quanto o público externo da organização.

O sistema Kanban no setor de RH permite que o gestor delegue e controle tarefas, coordene equipes de trabalho, acompanhe o andamento das demandas e defina prazos importantes para que as etapas de um determinado trabalho sejam realizadas.

 

Vantagens de delegar e controlar tarefas com o sistema Kanban

  • O sistema funciona on-line e promove um feedback imediato dos colaboradores, além de total controle da equipe;
  • A delegação de tarefas se torna intuitiva, já que um dos grandes diferenciais do sistema é ser visual e apresentar detalhes importantes sobre cada colaborador e as suas tarefas.
  • É possível delegar tarefas, e isso inclui a equipe de RH, e você pode acompanhar o andamento dessas tarefas de maneira intuitiva, com a facilidade de controlar o tempo e receber notificações quando necessário.
  • O Kanban contribui positivamente na forma de interagir com o colaborador.
  • Diferentes projetos são separados de forma organizada para direcionar bem a equipe de RH e os demais funcionários.
  • Com o sistema, você pode definir prazos para todas as tarefas, e em casos de não cumprimento dos prazos, o próprio sistema notificará o colaborador, evitando assim desgastes pessoais.

 

O sistema personalizado para a realidade do seu setor de RH

O setor de RH é um dos que mais buscam as estratégias do sistema, e o Kanban está completamente preparado para atender as necessidades de profissionais de Recursos Humanos, pois tem colunas customizáveis, que permitem não apenas o controle de tarefas, mas também planos de organização interna, entre outras necessidades essenciais para os gestores. E o melhor: de forma on-line e completamente visual.

 

Facilite e melhore a forma de controlar o seu trabalho

As tarefas do setor de RH são complexas e já passou da hora de deixar de se perder em planilhas complicadas e grandes que tornam os processos mais confusos. A tecnologia permite a otimização do trabalho e do tempo, e a solução do sistema Kanban fará toda a diferença de forma facilitada, precisa, sem ruídos e assertiva na sua gestão.

Chegou a hora de ter o controle ao alcance dos seus olhos e a um clique dos melhores resultados para as suas tarefas e projetos. Para saber mais, confira agora mesmo as características do sistema on-line Kanban e tenha o controle do seu trabalho em suas mãos.

 

Gostou do post? Então, continue nos acompanhando e fique por dentro de mais dicas para facilitar o seu trabalho no setor de RH.

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Quadro Kanban: A melhor maneira de controlar processos na empresa

Quadro Kanban

Existem inúmeras práticas e ferramentas de gestão, todas elas buscando uma melhor performance aliada à garantia da qualidade nos processos e produtos entregues pela organização. No entanto, as próprias ferramentas que vieram para facilitar acabam se tornando demasiadamente rebuscadas, muitas vezes exigindo adaptações na operação. Tais situações acarretam em maior complexidade nos processos, prejudicando a organização como um todo.

Por isso o Kanban acaba sendo a metodologia preferida de muitas empresas. Principalmente para aquelas que tentaram diversas maneiras de gerir seus processos. O Kanban encanta pela simplicidade de uso e pelos resultados que apresenta. Mas você sabe o que é o Quadro Kanban?

Afinal, o que é Kanban?

Kanban é uma prática de gestão oriunda do Japão, que propicia o controle de atividades e processos por meio de cartões de sinalização. Estes cartões – geralmente coloridos, para facilitar a visualização e compreensão – são usados para indicar a situação da atividade, deixando seu status visível aos atores do processo e agilizando sua administração.

Normalmente, estes quadros costumam possuir 3 colunas:

  • Fazer (do), onde são colocadas as tarefas pendentes;
  • Sendo feito (doing), onde são postas as atividades que estão em produção;
  • Feito (done), em que são colocadas as tarefas concluídas.

O quadro Kanban é considerado uma metodologia ágil e muitas empresas obtiveram um enorme salto em produtividade com ele. Existem dois tipos principais de quadros Kanbans: os físicos e os eletrônicos.

Os Kanbans físicos normalmente são murais em que as tarefas são divididas por “post it” de diversas cores. Todo o controle de tarefas é feito manualmente, e é comum que a equipe se reúna, pelo menos 1 vez por semana, para a divisão de tarefas e para apresentação de resultados. Essa reunião é muito positiva, pois estimula a equipe a se integrar e a ter maior consciência do projeto. Aliás, o Kanban físico muitas vezes é o primeiro contato das empresas com esta metodologia. E é comum que ela naturalmente evolua para os Kanbans eletrônicos.

Os quadros Kanbans eletrônicos funcionam de maneira muito semelhante aos físicos, mas trazem muitas funcionalidades a mais. Eles possibilitam acesso a todos os dispositivos. Também garantem maior segurança e controle das tarefas, além de eliminar custos, como a compra de post its. Outra característica importante da versão eletrônica é que ela possibilita controlar o tempo gasto em cada tarefa, além de fornecer feedback em tempo real de cada membro da equipe.

Por quê utilizar o Kanban?

O Kanban, em função da simplicidade e agilidade de sua metodologia, é ideal para ajustar os processos que encontram-se fora das métricas e do seu desempenho desejado. Além disso, o quadro Kanban deixa claro os papéis e status de desempenho dos processos. Com isso, fica muito mais fácil concentrar a energia nos processos de valor da organização.

Um ponto muito interessante, que é impulsionado pela utilização de um quadro Kanban, é o empoderamento dos atores do processo. Isso acontece por que eles, ao terem suas metas e métricas detalhadas no quadro Kanban, tornam-se mais conscientes de suas atividades e desenvolvem um maior engajamento com seus processos específicos e com os demais processos da organização. Isso fomenta, de uma maneira natural e construtiva, a cultura de monitoramento de processos ponta-a-ponta.

E como eu posso começar a utilizar o quadro Kanban?

Agora que você já tem bons motivos para utilizar o quadro Kanban na gestão de seus processos, vamos apresentar 9 passos para a compreensão da cultura e operação da metodologia. Seguindo os passos que serão recomendados, você estará instrumentalizado não apenas para adotar está prática, como também para garantir ganhos de desempenho e qualidade aos seus processos. Os 4 primeiros pontos dizem respeito aos princípios básicos da metodologia Kanban:

  • Passo1: Comece com aquilo que você faz agora.
  • Passo 2: Baseie-se em ganhos incrementais, pontuais.
  • Passo 3: Respeite o processo tal como ele é, ganhando a confiança dos envolvidos.
  • Passo 4: Encoraje a liderança em todos os níveis.

Garantido a compreensão destes 4 pontos básicos, resta partir para a implementação da prática. Para isso, são 5 os passos que devem ser considerados para o sucesso da empreitada:

  • Passo 5: Visualize e defina de forma clara o workflow do processo.
  • Passo 6: Analise, enfatize e limite as atividades que encontram-se em progresso (work-in-progress) do primeiro item.
  • Passo 7: Administre o workflow, implantando as alterações e melhorias.
  • Passo 8: Deixe o processo e suas diretrizes claras para todos os envolvidos.
  • Passo 9: Aumente sempre o processo colaborativo na análise dos workflows.

Seguindo esse roteiro de 9 passos, você terá sólidas bases para incrementar de forma substancial a gestão de seus processos. Coloque-os em ação e nunca deixe de realizar os ciclos de avaliações de cada etapa do processo, especialmente durante a adoção do quadro Kanban. Lembre-se que a principal atividade que compõe a gestão é a análise criteriosa das medidas tomadas. Feito isso, o quadro Kanban mostrará como simplicidade e eficiência podem sim, caminhar juntas.

Você já conhecia dos benefícios do Kanban? Conte para gente através dos comentários!

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Delegar e controlar tarefas: como fazer isso?

Delegar e controlar tarefas

Delegar tarefas e saber monitorar cada uma delas de forma assertiva é essencial para o desenvolvimento dos projetos e do próprio gestor, e é por isso que hoje você saberá realizar esse processo de forma prática e consistente.

O processo de delegação pode encontrar muitos desafios no meio do caminho, com problemas tanto na liderança quanto com os colaboradores, quando nenhum dos lados sabe se comunicar durante o processo.

Um funcionário tem a competência em fatores técnicos e nas habilidades em desempenhar determinada função. Mas, o desempenho não depende apenas da competência, pois precisa ser apoiado na boa comunicação e nas ações motivadoras que a empresa promove. Cabe então ao líder ser o direcionador de conhecimento, o instrutor, o educador, e uma das formas de liderar de forma assertiva nesses pontos é delegar as tarefas e controlar sistematicamente.

Um bom líder muitas vezes precisa delegar tarefas que ele próprio seria capaz de fazer, mas que precisam ser passadas aos colaboradores, para a formação de liderança deles. Esse é o processo de liderar uma equipe e não somente a si mesmo e aos seus próprios objetivos.

Um líder que controla o processo de delegação de tarefas aprimora o formato necessário de trabalho entre a equipe, o padrão de qualidade, a velocidade e o mais importante: o monitoramento de todos os processos.

Um líder deve seguir quatro importantes metas para delegar tarefas e controlá-las de forma eficiente:

  1.     Traçar objetivos;
  2.     Criar condições necessárias para a realização;
  3.     Estimular a equipe para os bons resultados;
  4.     Avaliar os resultados.

Assim, o líder começará a delegar para ajudar a empresa a crescer, e mostrar para equipe que a delegação não se trata apenas de receber comandos.

Ao transferir determinada tarefa para um membro da equipe, é essencial que a comunicação seja eficaz e esteja alinhada aos valores e objetivos da organização. O líder precisa delegar de forma que o colaborador saiba a razão daquilo, pois uma delegação ineficiente é aquela que transfere apenas a responsabilidade de “fazer”. Cada responsabilidade sempre corresponderá a poderes e deveres e a delegação não exclui a responsabilidade da liderança que a delegou.

 

A importância de controlar de forma prática as delegações

É importante saber que delegar de forma assertiva não evitará que possíveis erros aconteçam. O colaborador precisa ter a certeza de poder contar com a liderança. É por isso que o ambiente ideal de delegações de tarefas conta com o controle de acordo com as necessidades.

O controle das tarefas delegadas pode ser feito uma vez por dia em situações mais urgentes ou uma vez por semana, desde que esse tempo possibilite identificar e eliminar as distorções e tornar a comunicação entre quem delegou e quem realizará as tarefas intensa e eficiente.

Em cada ponto do desenvolvimento de tarefas, o líder deve orientar o subordinado, para que ele tenha condições de usar o poder na realização das tarefas delegadas. A partir do aumento da confiança no liderado, o controle da tarefa deve aumentar o intervalo até que o líder transfira completamente o poder para o colaborador. Com essa medida, o liderado ficará muito mais confiante com o acompanhamento e seguro para executar a tarefa quando atingir o seu ponto máximo de competência.

Dessa forma, os elementos básicos da delegação de tarefas serão seguidos: aceitação da responsabilidade, transmissão a pessoa habilitada, comunicação eficaz, condição certa para a execução e acompanhamento do líder.

A delegação de tarefas e o controle serão muito mais eficiente com o auxílio dessas dicas e com o aprimoramento constante através dos resultados dos próximos projetos.

 

E para você, o que é mais importante na hora de delegar uma tarefa? Compartilhe conosco a sua opinião!

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